CMS – co to jest i jak wybrać najlepszy system zarządzania treścią?

CMS (Content Management System) to system zarządzania treścią, który pozwala tworzyć, edytować, organizować i publikować zawartość strony internetowej z poziomu panelu administracyjnego. Dzięki temu zmiana tekstu, dodanie nowej podstrony, publikacja artykułu czy aktualizacja zdjęcia nie wymagają każdorazowej ingerencji w kod strony.

CMS może być zapleczem zarówno niewielkiej strony firmowej, jak i sklepu internetowego, serwisu informacyjnego, portalu działającego w wielu wersjach językowych czy rozbudowanej platformy zintegrowanej z innymi systemami. Poszczególne rozwiązania różnią się jednak sposobem działania, zakresem kontroli nad kodem, modelem utrzymania, możliwościami rozbudowy i obsługą SEO.

Jakie są rodzaje systemów CMS?

Nie istnieje jeden uniwersalny podział CMS-ów. System może być jednocześnie open source i headless albo działać w modelu SaaS i być przeznaczony głównie dla e-commerce. Poszczególne określenia opisują przede wszystkim sposób licencjonowania, architekturę albo zastosowanie platformy.

CMS open source

W systemach open source kod źródłowy jest dostępny publicznie i może być rozwijany lub modyfikowany zgodnie z warunkami danej licencji. Samo oprogramowanie zazwyczaj można wykorzystywać bez opłat licencyjnych, ale wdrożenie, hosting, rozwój, aktualizacje i utrzymanie strony nadal generują koszty.

Do tej grupy należą między innymi:

• WordPress – bardzo popularny system wykorzystywany w stronach firmowych, blogach, portalach i sklepach opartych na WooCommerce;
• Joomla – CMS pozwalający budować strony firmowe, portale i bardziej rozbudowane serwisy treściowe;
• Drupal – rozwiązanie często wykorzystywane w dużych portalach, serwisach instytucjonalnych i projektach wymagających rozbudowanej struktury treści, wielu ról użytkowników oraz integracji;
• TYPO3 – system spotykany przede wszystkim w większych organizacjach, portalach korporacyjnych i projektach wielojęzycznych;
• Strapi – open source’owy headless CMS wykorzystywany jako zaplecze treści dla stron i aplikacji.

Dużą zaletą rozwiązań open source jest możliwość ingerencji w kod i ograniczenie zależności od jednego dostawcy platformy. Jednocześnie większa kontrola oznacza również większą odpowiedzialność za utrzymanie techniczne systemu.

CMS SaaS i platformy zarządzane w chmurze

W modelu SaaS system działa jako usługa dostarczana przez producenta. Użytkownik korzysta z panelu i dostępnych funkcji, natomiast utrzymanie infrastruktury, część aktualizacji oraz działanie samej platformy pozostają po stronie dostawcy.

Przykładami są:

• Webflow – platforma łącząca CMS z wizualnym projektowaniem stron;
• Wix – rozwiązanie pozwalające tworzyć i zarządzać stroną w ramach jednego środowiska;
• Squarespace – platforma przeznaczona głównie do stron firmowych, portfolio i mniejszych serwisów;
• Shopify – platforma SaaS skoncentrowana na e-commerce.

Takie rozwiązania ograniczają potrzebę samodzielnego zarządzania serwerem i zapleczem technicznym. Jednocześnie możliwości ingerencji w kod, sposób działania infrastruktury czy migracji mogą być mniejsze niż w systemach instalowanych na własnym środowisku.

Komercyjne CMS-y klasy enterprise

Osobną grupę stanowią rozbudowane systemy przeznaczone głównie dla dużych firm i organizacji. Oprócz zarządzania treścią mogą obsługiwać personalizację, wiele serwisów i języków, zaawansowane procesy redakcyjne, integracje czy zarządzanie doświadczeniem użytkownika w różnych kanałach.

Do tej kategorii należą między innymi:

• Adobe Experience Manager – platforma należąca do ekosystemu Adobe Experience Cloud;
• Sitecore – system łączący zarządzanie treścią z funkcjami personalizacji i digital experience;

Optimizely CMS – rozwiązanie wykorzystywane w rozbudowanych serwisach korporacyjnych i projektach wymagających personalizacji treści.

Koszty licencji i wdrożenia takich platform są zwykle znacznie wyższe niż w przypadku popularnych CMS-ów open source czy narzędzi SaaS, ale odpowiadają też innej skali projektu.

Headless CMS

W tradycyjnym CMS-ie zaplecze do zarządzania treścią jest bezpośrednio powiązane z warstwą, którą widzi użytkownik. W architekturze headless te elementy są od siebie oddzielone.

Treści są przechowywane w CMS-ie i udostępniane przez API, a frontend może powstać jako osobna aplikacja. Ta sama baza treści może dzięki temu zasilać stronę internetową, aplikację mobilną, sklep, urządzenie czy inne kanały cyfrowe.

Do popularnych headless CMS-ów należą:

• Contentful,
• Strapi,
• Sanity,
• Prismic
• Storyblok.

Headless nie określa modelu licencji. Strapi może być jednocześnie systemem open source i headless, podczas gdy Contentful działa przede wszystkim jako komercyjna usługa chmurowa.

CMS-y i platformy e-commerce

Systemy przeznaczone dla handlu internetowego poza zarządzaniem treścią obsługują również produkty, kategorie, ceny, stany magazynowe, koszyk, zamówienia czy płatności.

W tej grupie znajdują się między innymi:

• WooCommerce – rozszerzenie WordPressa pozwalające przekształcić CMS w sklep internetowy;
• PrestaShop – open source’owa platforma e-commerce;
• Magento / Adobe Commerce – rozbudowana platforma stosowana między innymi w większych sklepach i projektach wymagających dużej liczby integracji;
• Shopify – platforma e-commerce działająca w modelu SaaS.
• Shoper – polska platforma e-commerce w modelu SaaS, oferująca gotowe narzędzia do zarządzania sklepem, produktami, zamówieniami, magazynami, promocjami i integracjami sprzedażowymi
• IdoSell – rozbudowana platforma e-commerce typu Open SaaS, nastawiona m.in. na sprzedaż wielokanałową, obsługę wielu sklepów, marketplace’ów, magazynów, płatności i sprzedaży zagranicznej.
• SkyShop – platforma SaaS do prowadzenia sklepu i sprzedaży wielokanałowej, oferująca m.in. integracje z Allegro i hurtowniami, narzędzia marketingowe oraz funkcje wspierające SEO.
• RedCart – platforma e-commerce łącząca prowadzenie własnego sklepu ze sprzedażą w wielu kanałach, integracjami oraz automatyzacją obsługi produktów i zamówień.
• Selesto – polska platforma e-commerce rozwijana od podstaw, oferująca kreator sklepu, integracje z hurtowniami i kanałami sprzedaży, obsługę sprzedaży zagranicznej oraz możliwość tworzenia dedykowanych funkcji dla bardziej rozbudowanych sklepów.

Granice także tutaj nie są sztywne. WooCommerce korzysta z WordPressa jako systemu zarządzania treścią, Shopify jest jednocześnie SaaS-em i platformą e-commerce, a Adobe Commerce może stanowić element znacznie większego środowiska technologicznego.

Jakie funkcje może mieć CMS?

Zakres funkcji zależy od konkretnego systemu i sposobu jego wdrożenia. Podstawą jest zarządzanie treścią, ale współczesne CMS-y mogą obsługiwać znacznie więcej elementów strony.

Typowe możliwości obejmują tworzenie podstron i artykułów, zarządzanie mediami, przypisywanie użytkownikom różnych uprawnień, wersje treści, planowanie publikacji, obsługę wielu języków oraz integracje z zewnętrznymi narzędziami.

W bardziej rozbudowanych systemach treść może mieć określoną strukturę. Produkt, wydarzenie, pracownik, realizacja czy lokalizacja nie muszą być zwykłą podstroną z tekstem, ale osobnym typem treści posiadającym własne pola i relacje. Ma to znaczenie szczególnie w dużych serwisach, w których liczba materiałów rośnie do setek lub tysięcy.

CMS może również komunikować się z innymi systemami, takimi jak CRM, ERP, PIM, marketing automation, system płatności, narzędzia analityczne czy wyszukiwarki wewnętrzne.

CMS a pozycjonowanie strony

Wybór CMS-a wpływa również na możliwości technicznego SEO. Nie oznacza to jednak, że jeden system automatycznie zapewnia wysokie pozycje, a inny uniemożliwia skuteczne pozycjonowanie.

Znaczenie ma przede wszystkim zakres kontroli nad elementami istotnymi dla wyszukiwarki: adresami URL, title i meta description, nagłówkami, linkowaniem wewnętrznym, przekierowaniami, canonicalami, mapą XML, robots.txt, danymi strukturalnymi, hreflangami czy kodem generowanym przez stronę.

W WordPressie wiele takich funkcji realizują dodatkowe wtyczki. Drupal oferuje dużą kontrolę techniczną, ale również korzysta z dodatkowych modułów. Platformy SaaS, takie jak Webflow czy Shopify, udostępniają własny zestaw ustawień, przy czym część elementów infrastruktury pozostaje poza kontrolą właściciela serwisu.

Dlatego możliwość pozycjonowania nie zależy wyłącznie od nazwy CMS-a, ale również od jego konfiguracji i jakości wdrożenia.

Czym różnią się popularne systemy CMS?

Nie każdy projekt potrzebuje takiego samego zaplecza.

Nie jest to ranking systemów. Ten sam rodzaj strony może powstać na kilku różnych platformach, a o wyborze decyduje przede wszystkim skala projektu, jego architektura i sposób dalszego rozwoju.

Jak wybrać odpowiedni CMS?

Dobry CMS powinien odpowiadać nie tylko obecnej wersji strony, ale również temu, jak serwis będzie rozwijany w kolejnych latach.

Wielkość i struktura serwisu

Mała strona usługowa składająca się z kilkunastu podstron nie wymaga takiego samego zaplecza jak portal zawierający tysiące artykułów, wiele typów treści i kilka wersji językowych.

Przy prostych serwisach znaczenie może mieć przede wszystkim wygoda edycji i szybkość wdrożenia. W dużych projektach większą rolę zaczynają odgrywać struktura informacji, role użytkowników, możliwość zarządzania wieloma serwisami czy sposób łączenia danych.

Sposób pracy z treścią

CMS może obsługiwać jednego administratora albo rozbudowany proces redakcyjny, w którym autor przygotowuje materiał, redaktor go zatwierdza, a publikacja następuje dopiero po akceptacji.

W projektach obsługiwanych przez wiele osób istotne stają się role, uprawnienia, wersjonowanie, historia zmian i możliwość tworzenia własnych procesów publikacji.

Integracje

W większych serwisach CMS rzadko działa całkowicie samodzielnie. Może wymieniać dane z CRM-em, ERP-em, PIM-em, systemem magazynowym, marketing automation czy zewnętrzną wyszukiwarką.

Przy prostych platformach część integracji odbywa się przez gotowe wtyczki lub konektory. W bardziej elastycznych systemach można budować własne połączenia za pomocą API.

Koszt wdrożenia i utrzymania

Cena samego systemu nie pokazuje pełnego kosztu strony. Open source może nie wymagać zakupu licencji, ale nadal potrzebne są hosting, konfiguracja, rozwój i aktualizacje. SaaS zwykle działa w ramach abonamentu, lecz dodatkowe funkcje mogą wymagać wyższego planu lub płatnych rozszerzeń. Platformy enterprise wiążą się natomiast z kosztami licencji, wdrożenia i specjalistycznego utrzymania.

Znaczenie ma więc całkowity koszt korzystania z systemu w kolejnych latach, a nie tylko cena uruchomienia strony.

Możliwość rozwoju i zmiany platformy

CMS staje się częścią infrastruktury firmy na lata. Przy jego wyborze znaczenie ma dostęp do danych, kodu i możliwości eksportu treści, a także stopień uzależnienia od konkretnego dostawcy.

System open source daje zwykle większą kontrolę nad środowiskiem i kodem. Platforma SaaS przejmuje część obowiązków technicznych, ale jednocześnie wiąże stronę z możliwościami oferowanymi przez jej dostawcę.