Każda firma dąży do optymalizacji działalności. Najchętniej poprzez zwiększanie wydajności i efektywności procesów przy użyciu tych samych zasobów lub jednoczesnej redukcji zapotrzebowania. Lean Management (zarządzanie szczupłe) staje się coraz bardziej popularny w kolejnych branżach, ponieważ pomaga tę optymalizację uporządkować, skorzystać z doświadczenia innych i wdrożyć zasady kompleksowo.
Kanban (jap. dosł. „widoczna kartka papieru”, potocznie: billboard lub tablica informacyjna) wskazuje nazwą na 2 priorytety: czytelność i formę tablicy. To jedna z popularnych metod organizacji pracy, która wywodzi się z Lean. Stworzył ją w latach 40-stych inżynier i przedsiębiorca Taiichi Ohno, w celu usprawnienia zarządzania produkcją Toyoty (TPS – Toyota Production System) w Japonii. Aby przez to lepiej konkurować z Amerykanami. Dzięki pionierom i entuzjastom takim jak David Anderson, Jim Benson oraz Tonniane de Maria, Kanban stał się uniwersalnym frameworkiem. Nadającym się dziś obecnie do zarządzania zespołem developerów Agile, procesami UX designu, a nawet do użytku prywatnego.
Kanban promuje efektywną komunikację, inicjatywę, ciągły rozwój i przejrzystość – zarówno każdego zadania, jak i struktury pracy w zespole. Dzięki stałemu kontaktowi z tablicą Kanban, każdy członek zespołu rozumie w całości nie tylko aktualne zadania, ale także przyszłe – ze świadomością, kiedy się ich spodziewać, ile będą mogły trwać i jaki efekt będzie oczekiwany.
Zadaniem Kanban w UX designie jest usprawnienie przepływu pracy zespołu produktowego w przestrzeni całego procesu projektowania. Skutkuje to redukcją ryzyka problemów, osiąganiem większych efektów w krótszym czasie i stworzeniem lepszego produktu mniejszym nakładem środków.
Centrum zarządzania Kanban stanowi tablica. Karty z zadaniami uporządkowane są w kolumnach i tworzą system zwinnego zarządzania projektami. Można go tworzyć analogowo w postaci biurowych karteczek samoprzylepnych na tablicy suchościeralnej (spotykane jest także używanie szyby). Natomiast dzięki rozwojowi rynku aplikacji takich jak Trello, Jira, ClickUp, czy Monday, coraz więcej tablic Kanban przenosi się do postaci cyfrowej. Dla stałego kontaktu oraz sprawniejszej współpracy online w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca na świecie, przez komputer czy smartfona.
Filozofia Kanban opiera się na 3 zasadach: zacznij od tego, co teraz robisz; zachęcaj do postaw liderskich i zaakceptuj ciągły rozwój. Na początku trzeba się upewnić, że znane są wszystkie procesy, role, stanowiska i odpowiedzialności. Reszta sprowadza się do przełożenia strategii produktu na aktywności, a te na tablicę Kanban, która z kolei składa się z 2 kategorii elementów:
Tablica Kanban w procesie UX designu integruje zespół projektowy, ponieważ każdy widzi to samo – swoją pracę, pracę innych i znaczenie każdego zadania w pełnym kontekście. W połączeniu z natychmiastowymi aktualizacjami i komunikacją w czasie rzeczywistym, można wspólnie lokalizować problemy i zmieniać je w zadania pomocnicze, które sprawnie przejdą przez workflow. Dzięki metodzie Kanban wszystkie zmiany są wprowadzane łagodnie, stopniowo – bez zaburzania rytmu pracy.
Obok tablicy głównej funkcjonuje backlog. To zbiór zadań, którym nadano priorytety, ale których nie można ich jeszcze wprowadzić na tablicę. Dzięki odseparowaniu, dozwolone jest dodawanie nowych zadań bez limitu. W ten sposób da się uniknąć zapomnienia o problemach już przez kogoś zauważonych.
W Kanban wypracowano szereg dobrych praktyk, które pozwalają jeszcze bardziej zoptymalizować workflow.
1. Unikanie multitaskingu, który choć daje pozory szybszej pracy, to w rzeczywistości rozmywa decyzyjność, powoduje komplikacje, konflikty i niszczy produktywność. Natomiast dobrze koordynowana tablica, na której każdy pracownik ma tylko jedno zadania na raz, spowoduje dopasowanie tempa każdego etapu procesu do możliwości zespołu.
2. Budowanie zespołu z wszechstronnych specjalistów. Zasada nr. 1 wymaga zapobiegania dwóm typom sytuacji:
Dlatego w zespole, gdzie kompetencje się przecinają, można zapewnić sprawny przepływ zadań. W tym szybką zmianę przydziału.
Jeśli z początku zespół składał się z osób o wąskich specjalizacjach, można wdrożyć skill sharing, żeby choćby w podstawowym zakresie można było przypisywać osoby do zadań spoza głównej dziedziny.
3. Wizualny monitoring przepływu pracy. Wykresy pomagają managerom oceniać wydajność, obciążenie zespołu i szybkość realizacji poszczególnych etapów product designu. Z kolei współpracownicy widzą swoje tempo i ryzyka powstania zakorkowań spowodowanych własnymi opóźnieniami. Wielowarstwowe wykresy pozwalają także porównywać wyniki, przewidywać przyszłe komplikacje i decydować, na jaki obszar UX designu przeznaczyć więcej zadań.
4. Używanie cyklu Przemyśl – Wykonaj – Sprawdź znanego z Lean UX, wspiera projektowanie produktu na ścieżce zgodności z oczekiwaniami użytkownika końcowego. Dzięki temu Kanban ewoluuje nie tylko w obszarze efektywności przepływu pracy, ale także w kierunku wyższej jakości UX.
Używanie tych etapów w nieskończonym cyklu pozwala doprowadzać rozwiązania do formy zgodnej z oczekiwaniami rynku i tworzyć produkt złożony z procesów generujących pozytywny user experience. W każdym kolejnym cyklu pierwsza faza rozpoczyna się od analizy wyników testów i nowych danych o produktach konkurencyjnych.
5. Spotkania podsumowujące. Pomimo przejrzystości przepływu pracy na tablicy Kanban, dodatkowa praktyka w postaci regularnych spotkań z podsumowaniem pracy i zapowiedzią kolejnych kroków, skutkuje szansą rozwiązania bieżących problemów, doinformowania zespołu, analizy informacji od zespołu developerskiego i wprowadzenia innych zmian, które wymagają uwagi wszystkich pracowników w tym samym czasie. Niektóre zespoły produktowe wplatają w swój system pracy krótkie codzienne sprawozdania, aby rozeznać się w głębszych aspektach zadań. Zauważyć to, czego nie widać na tablicy.
Dzięki metodzie Kanban manager ma ciągle kontrolę nad przepływem pracy. Jedno spojrzenie na tablicę pozwala znaleźć odpowiedzi na pytania:
Framework Kanban oferuje optymalizację w formie listy 7 „żadnych”. Oznacza to zero tolerancji dla:
Jedną z ważnych zalet Kanban jest zmiana myślenia o zadaniach. W tym frameworku nie ma miejsca na status „prawie”. Zadanie musi być w całości wykonane, przez jedną konkretną osobę, żeby zmienił się jego status i żeby można było dostać następne.
Tablica Kanban jest narzędziem bardzo elastycznym. Wspierającym zmiany, ale jednocześnie spójnym. Zbiór zadań przemieszcza się dynamicznie, choć według wskazanych reguł. Można zadania mnożyć w reakcji na pomysły czy problemy, ale nie oznacza to komplikacji samego przepływu pracy. Sam proces UX designu może się wydłużać lub skracać w odpowiedzi na wyniki poszczególnych zadań. Zespół produktowy funkcjonuje w sprawnym, stale się uczącym i doskonalącym ekosystemie. Utrzymuje proces projektowania bez wąskich gardeł i prowadzi go do finału efektywnie – najkrótszą możliwą drogą. Za tym idzie oszczędność czasu, zasobów, energii i kosztów.
Karty na tablicy mogą służyć do kolektywnego rozwiązywania problemów. Jeśli w procesie pojawia się pytanie, można w specjalnej kolumnie (oddzielonej od jednoosobowych zadań) utworzyć listę i zebrać pomysły od całego zespołu. Lista może mieć miejsca do zbierania wzajemnych ocen lub trafić na kolejne spotkanie zespołu i przejść przez burzę mózgów.
Metoda Kanban w obszarze UX designu umożliwia także na standaryzację procesu projektowania. Rejestrowanie kroków i zbiorów zadań oznacza, że przy kolejnych procesach może odtwarzać najlepsze praktyki i kombinacje. Kontynuować ewolucję projektowania z poziomu, który już zapewnia skuteczność.
Skutecznie wdrożony, framework Kanban będzie sukcesywnie zmieniał podejście do pracy całego zespołu. Marnotrawstwo stanie się łatwiej zauważalne, zniknie frustracja spowodowana brakiem synchronizacji, opóźnieniami i czekaniem z jednym procesem na skończenie innego. Wzrośnie wartość efektywnej komunikacji. Z kolei na poziomie zarządzania Kanban ułatwi szybsze osiąganie celów, oszczędzanie budżetu, czasu i energii w każdym tego słowa znaczeniu. Wiele zbędnych procesów zniknie, odciążając pracę. Czytelna synchronizacja uszczelni proces i pomoże utrzymać kontrolę nad przepływem pracy.
Na koniec warto wspomnieć, że niektóre zespoły UX tworzą dodatkową tablicę Kanban do organizacji etapów doświadczenia użytkownika. Każda karta może zawierać konkretną decyzję lub interakcję, podczas gdy w następnej kolumnie widać jej wynik i dalsze możliwości. Dzięki takiej tablicy zespół będzie miał czytelny punkt odniesienia na temat procesów, które są projektowane.
