UX w Agile – wyzwania na drodze integracji

Problemy pojawiają się, kiedy cały obszar Agile zamyka się wewnątrz zespołu developerskiego, doprowadzając do ograniczenia potencjału metodyki, a nawet do szkodliwych dla jej użycia zasad współpracy z managementem i całym środowiskiem zewnętrznym.

Tak się dzieje najczęściej, kiedy kierownictwo uważa Agile za metodyki do efektywnego i bezdyskusyjnego wykonywania zadań developerskich zaprojektowanych i zleconych przez osoby decyzyjne, które z Agile nie mają nic wspólnego. Taka postawa rzutuje na samą pracę zespołu, jeszcze zanim spróbuje się połączyć Agile z UX.

Jeśli tylko developerzy wykorzystują Agile, to oznacza że także project manager, designerzy i copywriterzy pracują na innych zasadach – np. w modelu kaskadowym któremu brakuje elastyczności.

Kolejnym wyzwaniem jest samo włączenie UX do Agile, o ile do tej pory designerzy pracowali w procesie kaskadowym, podzielonym na z góry zdefiniowane, odrębne etapy.

UX w Agile – dlaczego warto?

Zmiana powyższego stanu rzeczy prowadzi do integracji w metodyce Agile nie tylko programistów, ale całego zespołu produktowego: z developerami, project managerem, designerem, copywriterem i resztą osób odpowiedzialnych za końcowy sukces.

Taka współpraca odblokowuje potencjał żywej komunikacji i synergię możliwości wszystkich specjalistów:

• Zespół Agile rozwija produkt razem z warstwą UX,
• specjaliści od UX udoskonalają design znając jego zaplecze techniczne dzięki sprawnej komunikacji z developerami, dzięki czemu każda iteracja niesie kompleksową poprawę produktu,
• UX designerzy wypełniają 1 zasadę manifestu Agile – użytkownicy i wiedza o nich są źródłem priorytetów i kierunków działań,
• UX w Agile motywuje do angażowania wystarczającej ilości designerów przypadającej na zespoły Agile, żeby UX designer zawsze miał wpływ na wyznaczanie celów,
• dopuszczone jest kwestionowanie kształtu zadań zleconych przez kierownictwo, szczególnie kiedy podane projekty, pomysły i funkcje nie zostały przetestowane z użytkownikami,
• sprinty niosą ze sobą realną jakość, ponieważ project manager zaangażowany w Agile rozumie wagę testów po każdej iteracji, zamiast, skupiać się tylko na szybkości przechodzenia od jednej wersji produktu do kolejnej,
• zespół Agile będzie osiągnąć najwyższą formę produktu, zamiast dostarczać tylko bazową wersję – MVP (Minimum Viable Product),
• product owner bierze odpowiedzialność za cały cykl życia produktu, dbając o zlecanie badań UX także po udostępnieniu produktu użytkownikowi, a następnie pilnując procesu udoskonalania z użyciem tej wiedzy.

Kiedy zapada decyzja o rozszerzeniu Agile na cały zespół produktowy i organizacja zaczyna wdrażać stosowne zmiany, można do tego zespołu dodać co najmniej jednego UX designera.

UX w Agile – od czego zacząć?

Na początek należy zoptymalizować proces projektowania UX, żeby pasował do charakterystyki Agile. Polega to na wdrożeniu zasad Lean UX oraz Agile UX.

Metodologia Lean dobrze współpracuje w jednym systemie z Agile, ponieważ jej priorytetem jest optymalizacja szybkości procesów poprzez redukcję nieefektywnych części składowych: etapów, dokumentacji oraz używanych zasobów. Adaptacja Lean do UX designu prowadzi pracę w kierunku MVP.

Agile UX to podejście w dużej części pokrewne, jednak likwiduje podstawowy problem Lean – koncentruje się na iteracjach i włącza do nich fazę testów, zamiast czekać z nimi do finalnej wersji designu.

Połączenie Lean UX z Agile:

• redukuje czas researchu,
• priorytetyzuje komunikację pomiędzy zespołem UX a developerami,
• maksymalnie skraca drogę od pomysłów do testów,
• przyspiesza formułowanie wniosków i hipotez,
• pilnuje, żeby każdy prototyp nadawał się do testowania,
• zapewnia kontakt prototypu z przedstawicielami grupy docelowej w każdej iteracji,
• przyspiesza tworzenie ostatecznego designu,
• redukuje zbędne funkcje i kroki użytkownika, więc produkt lepiej odpowiada na oczekiwania rynku.

Natomiast po wypuszczeniu produktu cyfrowego na rynek Lean / Agile UX pozwala szybciej reagować na problemy użytkowników i udoskonalać rozwiązania. Przepływ pracy UX designerów jest przez cały czas iteracyjny, zwinny, zorientowany na szybki feedback i dynamiczną spiralę testów – czyli spójny z filozofią Agile.

Integracja Lean / Agile UX z pracą DevOps w metodologii Agile działa najsprawniej kiedy UX designerzy utrzymują się 1-2 sprinty przed zespołem developerskim.

Z takim zapasem da się efektywnie pracować na prototypach różnego poziomu, redukować zbędne elementy oraz przygotowywać niezbędne wytyczne dla developerów na czas.

UX w Agile – jak zintegrować?

Dzięki podejściu Lean / Agile UX designerzy mogą w synchronizacji z developerami pełnić wiele obowiązków, w 3 podstawowych obszarach rozwijania produktu cyfrowego. Integracja polega na wyznaczeniu w każdym celów dla UX designera i zsynchronizowaniu pracy ze sprintami Agile.

Research UX w Agile

Zarówno na początku, jak i za każdym razem kiedy produkt ma ulec znaczącej zmianie – wprowadzenie nowej funkcji, zmiana w nawigacji, rozszerzenie lub redukcja zakresu rozwiązywanych problemów użytkownika – trzeba te ustalenia wcześniej sprawdzić w badaniach UX. To gwarantuje, że podjęte decyzje będą zgodne z oczekiwaniami rynku, a nie tylko osób decyzyjnych.

Research UX w Agile musi mieć mierzalny cel i dopasowaną do niego metodę. Następnie można go wprowadzić do backlogu i uruchamiać kolejne tzw Research-Stories w blokach czasowych.

Według ekspertów integrację researchu z rytmem Agile warto prowadzić na 3 równoległych ścieżkach, trzymając się zasady „maksimum konkretów, minimum dokumentacji”:

• Długoterminowej Strategicznej: eksplorując wizję produktu, roadmapę użytkownika i grupy docelowe przez wiele etapów rozwijania produktu.
• Krótkoterminowej Taktycznej (mieszczącej się w czasie sprintu): dostarczając właścicielom produktu i zespołowi Agile bieżących informacji o potrzebach użytkownika, oczekiwanych funkcjach, charakterystyce user experience, user journey.
• Weryfikacyjnej (także w czasie sprintu): testując wszystkie założenia, decyzje i pomysły z użytkownikami.

Research wymaga czasu, dlatego tak ważna jest wspomniana wcześniej świadomość wszystkich osób decyzyjnych, że Agile koncentruje się na jakości wyniku iteracji oraz trzymaniu się z dala od błędnych priorytetów, a nie na samej szybkości sprintu.

Projektowanie UX w Agile

Prowadzone równolegle z researchem redukuje ryzyko błędnych decyzji i wdrożeń oraz utrzymuje rozwój produktu w kierunku oczekiwań użytkownika. W trakcie projektowania ważna jest uwaga designera na dalekim horyzoncie czasowym Agile jednocześnie.

UX designer w ramach swoich sprintów:

• Kończy iteracje prowadzące do designu potrzebnego developerom w kolejnym sprincie,
• rozwija i testuje pomysły rozwiązań w oczekiwaniu na kolejne najbliższe sprinty,
• z użyciem roadmapy funkcjonalności tworzy persony, rozpracowuje priorytety biznesowe z właścicielami projektu i stara się przewidzieć problemy do zaadresowania w sprintach w dalszej przyszłości.

Oprócz pracy 1-2 sprinty przed zespołem Agile, projektant musi wspierać developerów w aktualnych działaniach. Potrzebna jest otwartość na nieoczekiwane zmiany, które są wpisane w filozofię Agile. Pomaga w tym wspomniane ograniczenie dokumentacji, a także stworzenie design systemu, który przyspiesza adaptację projektów do sytuacji w zespole Agile.

Jeśli wśród developerów w trakcie rozwijania produktu od strony technicznej pojawiają się nagłe problemy albo pomysły, można zaangażować przedstawicieli zespołu do wspólnego opracowywania rozwiązań na szybkich spotkaniach z użyciem metody:

• telefonu – wireframe wędruje pomiędzy uczestnikami i każdy wprowadza zmianę krok dalej,
• „1-up” – każdy z uczestników spotkania rozrysowuje pojedynczy pomysł w 5 minut, a następnie we wspólnej dyskusji pomysły są łączone w rozwiązania,
• lub w trakcie sesji z białą tablicą, na której rozwiązania są opracowywane kolektywnie, od pomysłu, przez wizję wdrożenia, po alternatywy.

Developerzy mają dokładny wgląd w techniczne konsekwencje wprowadzenia rozwiązań w zakresie designu, dlatego są jednym z cennych źródeł pomysłów do testowania z użytkownikami.

Dzięki sprawnej komunikacji pomiędzy Agile a UX, developerzy mogą rozwijać produkt korzystając na bieżąco z ustaleń i wyników pracy projektanta lub zespołu UX.

Optymalizacja UX w Agile

Faza, w której UX designerzy badają skutki interakcji rzeczywistych użytkowników z gotowym produktem za pomocą narzędzi takich jak Hotjar czy Google Analytics.

Optymalizacja produktu nigdy się nie kończy, tak jak konkurencja na rynku. Zadaniem UX designera jest stała obserwacja doświadczeń grupy docelowej, rozpoznawanie rzeczywistych problemów i szukanie rozwiązań. Jest to praca oparta na głównie na reagowaniu, która ma prowadzić produkt przez cały cykl życia po ścieżce rozwoju zorientowanej na potrzeby użytkownika.

W tej fazie produkt jest już na rynku, co może usypiać motywację zespołu developerskiego. Dlatego ekspert od UX musi umieć rozrysowywać problemy w realny i konkretny sposób, żeby wpisać zadania optymalizacyjne do backlogu i zlikwidować zagrożenie dla UX.

Dopiero po analizie wyników i spisaniu rekomendacji przez projektantów można podjąć decyzję o wdrożeniach i modyfikacjach, które lepiej dopasują produkt do oczekiwań rynku. Developerzy doceniają UX designerów na etapie optymalizacji – szczególnie tych łączących Agile z Lean – ponieważ oprócz opracowywania rozwiązań problemów, potrafią oni także skracać ścieżkę do wdrożenia.

Podsumowanie

Tworzenie produktu cyfrowego wymaga projektowania zorientowanego na użytkownika, dlatego UX designerzy są niezbędni w zespole Agile, jeśli produkt ma spełnić oczekiwania rynku.

Wdrożenie UX w Agile może generować szereg wyzwań. Większych lub mniejszych, w zależności od tego, jak głębokie jest aktualne wdrożenie Agile w strukturę organizacji, świadomość osób decyzyjnych na temat metodyk zwinnych, czy gotowość do oddania zespołowi developerów autonomii w zakresie kreowania zadań i organizacji pracy.

Krok za tym idzie integracja UX w takim środowisku. Ten także zależy od dotychczasowego podejścia do projektowania. Czy designerzy pracowali dotąd w modelu kaskadowym? Jak duży mieli wpływ na decyzyjność w ramach zespołu produktowego? Czy kadrze kierowniczej znane jest podejście Lean?

Wszystkie te wyzwania da się pokonać, jeśli na horyzoncie będzie wizja nowoczesnego podejścia do tworzenia produktów cyfrowych. Wykorzystującego wiedzę o użytkowniku oraz pożądanym user experience. Redukującego procesy z energochłonnych etapów, zabijającej elastyczność rozbudowanej dokumentacji i nieefektywnego użycia zasobów. A przede wszystkim – stawiającego na Agile także w UX.