Każdy projekt realizowany przez agencję UX mieści w sobie nie tylko stworzenie produktu, ale także rolę, jaką chce i może pełnić klient. Dlatego na rynku funkcjonują 2 podstawowe modele rozliczeń, które służą do uporządkowania pracy i oczekiwań po obu stronach.
Fixed Price oraz Time & Materials. Nazwy same wiele mówią na temat natury obydwu modeli, ale warto poznać szczegóły, żeby za każdym razem dopasować właściwy model do właściwego projektu i klienta.
Fixed Price to model rozliczeń, który ma w centrum niezmienną cenę za projekt. W tym przypadku obydwie strony – klient i agencja UX – koncentrują się na dostarczeniu i odebraniu z góry ustalonych rezultatów. Nie ma tu zbyt wiele miejsca na poprawki, dyskusje czy zmiany w trakcie realizacji projektu. Wszystkie parametry są znane – także czas pracy i zasoby, więc jako agencja UX należy się w tym zmieścić i po przyjęciu projektu, brać każde nowe ryzyko na siebie.
Time & Materials jest modelem bardziej elastycznym. Warunki i parametry mogą się zmieniać w trakcie pracy, co odbije się na budżecie. Jeśli projekt skończy się wcześniej, będzie kosztował mniej, niż początkowo zakładano. Jeśli wystąpią nieprzewidziane komplikacje nie z winy agencji UX, ich koszt pokryje klient, który płaci za każdą dodatkową godzinę rozwiązywania problemów i materiały do tego wykorzystane.
Fixed Price pozwala skupić się od początku na w pełni ustalonej specyfikacji projektu, dołączonej do umowy. Klient ma pewność, że nie zapłaci więcej i ma prawo oczekiwać wyników zgodnych z ustaleniami. Nie potrzeba również częstego kontaktu.
Natomiast agencja UX dokładnie rozumie produkt, zna wymagania klienta i ma pewność, że one się nie zmienią. Nie występuje ryzyko nieoczekiwanych pomysłów, które wydłużyłyby czas pracy, zaburzając przy tym organizację, czy strukturę produktu. Co więcej – dzięki z góry znanej specyfikacji, można sprawnie dokonać samego rozliczenia, ponieważ odbiór projektu następuje na warunkach znanych od początku.
Wady Fixed Price zaczynają się od konieczności wcześniejszego poświęcenia czasu na dopracowanie zamówienia w najdrobniejszych szczegółach. Wymaga to pozyskania oraz analizy dużej liczby informacji.
Ponadto agencja UX pracuje z użytkownikami, którzy stają się niejednokrotnie źródłem inspiracji do zmian w projekcie, nawet na poziomie strategicznym. Klient może mieć szansę na dostarczenie znacznie lepszego produktu, niż wstępnie zakładano, ale ta możliwość będzie zablokowana przez umowę w modelu Fixed Price lub bardzo kosztowna w realizacji.
Time & Materials daje agencji UX dużo większą elastyczność, a klientowi pewność, że zapłaci tylko za rzeczywiście zużyte zasoby. Nie jest wymagane ustalenie 100% szczegółów projektu – można rozpocząć prace od razu, z minimalnym zasobem informacji. Reagować na feedback oraz korzystać z pomysłów, które pojawiają się w trakcie projektowania. Dopuszcza się dynamiczną zmianę specyfikacji projektu w reakcji na nowe informacje i nieznane wcześniej oczekiwania użytkowników.
Ponieważ UX design ma miejsce jeszcze przed fazą programowania, zmiany nie są drogie we wdrożeniu. Klient dostaje najlepszy produkt, na jaki stać agencję UX.
Wady modelu Time & Materials opierają się głównie o brak ustalonego z góry budżetu, co pociąga za sobą ryzyko finansowe dla klienta. Koszt może nagle wzrosnąć, bez gwarancji, że to ostatni raz. Agencja UX może negocjować z klientem warunki optymalizacji kosztów, ale nie da się przewidzieć ani ostatecznego budżetu, ani terminu oddania projektu.
W modelu Time & Materials może się także zdarzyć, że agencja UX nie zaakceptuje którejś ze zmian proponowanych przez klienta. Ponadto, z racji swojej elastyczności, ten model wymaga znacznie częstszego kontaktu pomiędzy agencją UX a klientem, który z kolei musi być świadom konsekwencji każdej decyzji, na każdym etapie współpracy. Wszystkie ustalenia w trakcie trwania projektu muszą być dobrze udokumentowane i formalnie zamówione, żeby można było na ich podstawie domagać się określonych rezultatów.
Model Fixed Price warto wybierać zawsze, kiedy projekt da się bez ryzyka zamknąć w określonych ramach. Klient musi być pewien każdego aspektu zamówienia, natomiast sam projekt nie powinien być podatny na zmiany.
Z reguły najłatwiej zastosować model Fixed Price we współpracy z zaufaną agencją UX, realizującą niewielkie, schematyczne, przewidywalne projekty z łatwym do ustalenia harmonogramem, które z reguły są do powtórzenia w takich samych ramach czasowych, z takimi samymi zasobami.
Z reguły Fixed Price będzie także wygodniejszy dla klienta z małym budżetem, kiedy oczekiwania dotyczą tylko stworzenia MVP lub kiedy klient nie ma kompetencji do weryfikacji bieżących prac agencji.
Większe, bardziej skomplikowane lub innowacyjne projekty, często prowadzone w metodyce Agile, wymagają indywidualnego podejścia i warto zabezpieczyć się w możliwość zmian. Rozliczenie w modelu Time & Materials wymaga od klienta czujności i kompetencji do partnerowania agencji w podejmowaniu decyzji. W zamian zapewni elastyczność na drodze do celu i zminimalizuje ryzyko niepowodzenia.
Agencja UX będzie mieć możliwość użycia całego wachlarza środków, narzędzi i procesów, żeby osiągnąć dla klienta oczekiwany rezultat lub postarać się o jeszcze lepszy, wykorzystując nadarzające się szanse. Time & Materials pozwala także na doraźne rekrutacje specjalistów z zewnątrz, jeśli na którymś etapie potrzebna jest pomoc. Przez cały czas realizacji projektu stały będzie głównie cel nadrzędny.
Modele rozliczeń Fixed Price oraz Time & Materials wydają się stać na przeciwległych biegunach. Wiele agencji UX dopuszcza jednak ich łączenie. Ponieważ każdy produkt cyfrowy posiada stabilny kręgosłup, ale jednocześnie stara się wyróżnić na rynku, można mieszać modele rozliczeń.
W zakresie, który jest odporny na zmiany, warto ustalić rozliczenie w modelu Fixed Price, aby doprowadzić konkretne etapy do czytelnego rezultatu. Z kolei prace rozwojowe, które korzystają z nowych informacji zewnętrznych – takich jak badania z użytkownikami – rozliczać w modelu Time & Materials. W ten sposób każdy projekt będzie zoptymalizowany pod kątem kosztów, czasu pracy i elastyczności rozwoju.
