5 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami – subiektywny ranking

Być może właśnie zmieniasz podejście do biznesu na zarządzanie przez projekty, zaczynasz przyjmować zlecenia wymagające bardziej zaawansowanej organizacji lub masz dość ograniczeń dotychczasowych narzędzi i szukasz alternatywnych rozwiązań, które z dobrym skutkiem wdrożyły inne firmy.

Jakikolwiek jest Twój powód przeglądania konkurencyjnych aplikacji do zarządzania projektami, zobacz nasz subiektywny przegląd i ranking, w którym dużą wagę odgrywa user experience początkującego użytkownika. Ograniczyliśmy listę do 5 najbardziej solidnych propozycji, żeby skrócić poszukiwania i ułatwić podjęcie decyzji.

Trello – popularność wypracowana szybkością i prostotą

Oprogramowanie dostarczane przez australijską firmę Atlassian. Cenione szczególnie przez użytkowników lubiących organizację pracy na tablicach Kanban, którzy chcą stworzyć solidną, wydajną bazę do zarządzania projektami nawet w planie darmowym, dzięki:

• dostępnej bez ograniczeń integracji z narzędziami zewnętrznymi,
• funkcji automatyzacji przepływu pracy (do 250 w planie darmowym),
• nielimitowanej przestrzeni dyskowej (pliki po max 10 MB),
• bezpieczeństwu danych opartym na standardach Amazon Web Services.

Koncentrowanie UX tylko na widoku przejrzystej tablicy wprowadziło Trello do czołówki najchętniej wybieranych narzędzi do zarządzania projektami. W kategorii Kanban wygrywa szybkością działania, prostotą obsługi oraz elastycznością – dzięki nieograniczonej ilości kolumn i wielu rodzajom treści, które można dodawać do zadań.

Managerowie projektów doceniają Trello m.in. za szybkość rozdzielania zadań, przejrzystość statusów, czytelność interfejsu oraz możliwość integracji w jeden spójny system z takimi narzędziami, jak Gmail, Google Docs, InVision, czy Salesforce. Dzięki połączeniu prostoty i skalowalności Trello znajduje zastosowanie w zarządzaniu projektami różnych rozmiarów.

Interfejs tablicy zawiera karty z zadaniami, które można przydzielać członkom zespołu za pomocą przeciągania i pod każdym dyskutować. Trello stawia tablicę na pierwszym miejscu, dlatego zajmuje ona 80% ekranu. Przewijanie w pionie opiera się na kółku myszy, natomiast ruch poziomy – na klasycznym dolnym suwaku. Aplikacja pozwala szybko dodawać do projektów nowe zadania i listy, wpisując tylko nazwę.

Automatyzacje wprowadza się poprzez aplikację Butler, dostępną z poziomu tablicy. Zautomatyzować w Trello można nie tylko akcje wewnętrzne, ale także działanie zintegrowanych aplikacji zewnętrznych. Ponadto Trello uczy się nawyków użytkownika i proponuje automatyzacje z własnej inicjatywy.

Aplikacje mobilne na iOS i Androida wykorzystują ten sam widok tablicy Kanban. Pomimo dodatkowego wyskalowania i uproszczenia interfejsu, obsługa na dużo mniejszym ekranie wymaga częstego przesuwania.

Koszty Trello pojawiają się, kiedy potrzeba:

• dodawania do kart zadań własnych pól,
• więcej automatyzacji,
• używania list kontrolnych,
• dostępu do innych szablonów,
• zapraszania obserwatorów,
• widoku kalendarza, osi czasu i pulpitu nawigacyjnego z wykresami,
• wyświetlania mapy i przypisywania lokalizacji do zadań.

W programie „Enterprise” dodatkowo można liczyć na zaawansowane opcje administracyjne i z zakresu bezpieczeństwa.

Clickup – szybka adaptacja do potrzeb każdej organizacji

Aplikacja dla dużych zespołów, łącząca zarządzanie projektami z organizacją i automatyzacją pracy zespołowej.

Obsługa następuje podstawowo z poziomu chmury przez przeglądarkę. Można też korzystać z oprogramowania na komputery i urządzenia mobilne (Android, Apple).

Dostęp oferowany jest w 3 planach: darmowym, testowym trialu oraz premium dla zespołów. ClickUp już w planie darmowym:

• pozwala na prowadzenie 5 projektów jednocześnie,
• dopuszcza dowolną liczbę członków zespołu (z takim samym planem),
• umożliwia wprowadzenie do 100 automatyzacji,
• dostarcza narzędzi do pracy zespołowej, takie jak biała tablica,
• umożliwia zarządzanie zasobami,
• zabezpiecza dostęp uwierzytelnianiem dwuskładnikowym,
• zapewnia wsparcie techniczne 24/7.

Start w ClickUpie następuje w trybie maksymalnie przyspieszonym. Na wstępie wybiera się ustawienie interfejsu dopasowane w zakresie funkcji do wielkości projektów – proste, średnie lub zaawansowane. Następnie wprowadza się projekt w postaci zadań, a te przydziela do członków zespołu.

Na uwagę zasługuje bogaty i ciągle rozwijany katalog opcji i widżetów, z których można złożyć konfigurację odpowiadającą potrzebom charakterystycznym dla projektów konkretnej branży oraz dopasowaną do praktyk organizacji w zakresie zarządzania projektami. Można m.in. ustawiać kamienie milowe, przedział czasowy na wykonania zadania; dodawać zależności pomiędzy nimi oraz wprowadzać własne dodatkowe pola.

Interfejs jest przejrzysty oraz intuicyjny. Poziomy pasek zakładek prowadzi do poszczególnych narzędzi, a kontrola projektu bazuje na systemie zadań, podzadań, przydzielania statusów i dodawania komentarzy w dwóch poziomach. Komplikacje i problemy w zadaniach także rozpracowuje się w formie podzadań.

Automatyzacje stanowią ważną część korzystania z ClickUpa. Można aplikacji nakazać automatycznie reagować na utworzenie zadania, nadejście konkretnej daty lub zmianę:

• statusu,
• przypisanych osób,
• poziomu priorytetu,
• lokalizacji w projekcie.

Reakcje mogą polegać na automatycznej zmianie pozostałych parametrów w reakcji na ręczną zmianę jednego. Jeśli na przykład zmieni się priorytet, ClickUp może automatycznie przenieść zadanie na nową listę, zmienić osoby przypisane, edytować tagi i wiele innych. Analogicznie jeśli ktoś przeniesie zadanie na nową listę, aplikacja może zmienić jego status lub nawet je zarchiwizować. Istnieje także możliwość dodawania własnych implikacji za pomocą prostego okna „Jeśli -> To”.

Koszt ClickUpa pojawia się i wzrasta kiedy w zarządzaniu projektami trzeba zacząć korzystać z kalendarza, precyzyjniej rozdzielić uprawnienia albo zdjąć limity z ilości projektów, diagramu Gantta czy ilości dostępnego miejsca (płatne kiedy przestaje wystarczać 100MB). Wraz z poziomem planu wzrasta również limit automatyzacji miesięcznych. W programie darmowym jest ich 100, wyżej można dostać przydział od 1000 do 100.000. Można zgodzić się na stawki z góry ustalone, ale właściciele ClickUpa zapraszają także do negocjacji. Aby pójść tą drogą, należy w specjalnym formularzu oprócz danych osobowych i kontaktowych podać kraj, liczbę członków zespołu, wielkość organizacji i własną propozycję wysokości opłaty.

Bitrix24 – więcej niż CRM

Bitrix24 to serwis dostarczany przez Bitrix24, Ltd. z siedzibą na Cyprze, który wyróżnia się na tle innych systemów do zarządzania firmą dzięki liczbie oferowanych narzędzi, których jest aż ponad 35! Główną zaletą tej platformy jest darmowy plan z podstawowym pakietem funkcji i nieograniczoną liczbą użytkowników, który zawiera:

• 5 GB przestrzeni dyskowej
• Czaty, wideokonferencje oraz połączenia głosowe
• Kanban, Wykres Gantta
• Kalendarz
• Deale, kontakty, firmy w CRM
• Kreator stron internetowych i bezpłatny hosting

Średnie firmy i przedsiębiorstwa mogą rozważyć bardziej zaawansowane plany komercyjne z większą funkcjonalnością.

System CRM Bitrix24 oferuje wiele przydatnych narzędzi do obsługi klienta i sprzedaży. Narzędzia do współpracy i zarządzania zadaniami pozwalają członkom zespołu pracować zdalnie, dodatkowo można korzystać z Bitrix24 za pomocą aplikacji mobilnej.

Interfejs Bitrix24 oferuje wiele narzędzi do kontroli wewnętrznych procesów firmy. Wygląda on jak firmowa sieć społecznościowa z zestawem różnych funkcji do zarządzania firmą, które można dostosować do własnych potrzeb.

Jira – skalowalność i elastyczność dla zespołów Agile

Kolejne oprogramowanie dostarczane przez australijską firmę Atlassian. Rozwijane od roku 2002, początkowo w odpowiedzi na potrzeby skutecznego zarządzania problemami w rozwoju projektów IT. Z biegiem czasu stało się przydatne dla specjalistów spoza tego obszaru. Następnie ewoluowało w bardziej wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami oraz pracą zespołów, doceniane za opcje automatyzacji i rozbudowany marketplace. Obecnie nadal znajduje się w czołówce narzędzi wybieranych do zarządzania rozwojem oprogramowania – korzystają z niego setki tysięcy organizacji na całym świecie. Szczególnie duże uznanie zdobywa wśród zespołów Agile.

Dostęp do Jiry odbywa się przede wszystkim z poziomu chmury – korzystając ze wszystkich zalet technicznej stabilności, bezpieczeństwa danych i optymalizacji kosztów oprogramowania w modelu SaaS. Wsparciem dla szybkości zarządzania i reakcji są aplikacje mobilne na iOS i Androida. Z kolei organizacje, które mają wymagania przekraczające możliwości wersji chmurowych, mogą poprosić o wersję do instalacji lokalnie, razem z data center zarządzanym samodzielnie.

Wdrożenie Jiry w zarządzanie projektami odbywa się drogą skalowania. Z początku użytkownik wybiera szablon – Scrum, Kanban, dedykowany zarządzaniu problemami, błędami, czy też do prowadzenia zespołu developerskiego. Z tego etapu Jira ewoluuje razem z projektem. Skalowania i adaptacji do potrzeb można dokonywać dzięki Marketplace Atlassian, w którym znajduje się bogaty katalog rozwiązań. Specjalna zakładka pozwala znaleźć aplikacje do integracji Jiry z narzędziami takimi, jak Salesforce, Microsoft 365, GitHub, Google Drive, Amazon Web Services czy InVision.

Pełna ścieżka rozwoju pracy na Jira może prowadzić od wersji darmowej, w której może pracować do 10 członków zespołu, poprzez wersję dla większych zespołów, rozwiązania skalowalne, aż po oprogramowanie, za pomocą którego można prowadzić struktury złożone z nawet 35.000 pracowników. W ten sposób Jira staje się narzędziem do zarządzania projektami rosnącym dynamicznie razem z firmą.

Jira to dziś rodzina produktów adresowanych do konkretnych grup użytkowników lub zakresów zadań. Na przykład:

• Jira Software Free – wersja podstawowa dla małych zespołów, sprawdzająca się także jako software do szybkich testów możliwości produktu i zarazem wstęp do przygody z tym oprogramowaniem,
• Jira Work Management – narzędzie do zarządzania projektami biznesowymi,
• Jira Align – oprogramowanie do integracji zespołów i zarządzania strategią przedsiębiorstwa.
• Jira Service Management – produkt stworzony do sprawnego zarządzania zmianą i problemami, który integruje pracę zespołów developerskich i biznesowych.

Koszty używania oprogramowania Jira pojawiają się, kiedy przestaje wystarczać 2GB pamięci, zespół przekroczy 10 osób, a do tego pojawiają się nowe potrzeby, jak wsparcie techniczne, przydział uprawnień, archiwizacja projektów, czy gwarancja dostępności na poziomie 99,9%.

Asana – zadania projektowe i pozaprojektowe w 1 miejscu

Manager pracy i współpracy zorientowany na sprawną kontrolę zadań i przepływ informacji pomiędzy pracownikami dzięki sprawnemu przydzielaniu i egzekwowaniu odpowiedzialności. Używają go Deloitte, The New York Times, Spotify, NASA oraz ponad 100 tys. innych firm z całego świata.

Dostęp do Asany udzielany jest głównie z poziomu chmury, ale można pobrać natywną aplikację na PC i Mac. Osoby zaangażowane w projekt pracują na wirtualnych pulpitach, które można przełączać w tryb widoku tablicy, listy i kalendarza. Darmowa wersja umożliwia pracę 15 osobom w każdym z nielimitowanej ilości zespołów, na nielimitowanej liczbie zadań i projektów a także w ramach nielimitowanej przestrzeni dyskowej (ograniczona do 100 MB jest tylko wielkość każdego pliku). W darmowym planie dostępne są także aplikacje mobilne oraz wszelkie potrzebne integracje.

Organizacja pracy opiera się o tworzenie zadań w ramach projektu, przydzielanie każdego do 1 pracownika i wprowadzanie terminów. Zadania mogą być przedstawione w odniesieniu do kamieni milowych i celów końcowych, żeby każdy wiedział, jak jego aktualne działania wpływają na szerszy kontekst projektu. Można je ze sobą wiązać zależnościami i nadawać priorytety. W miarę postępu prac zespół może wewnętrznie wymieniać się wiadomościami i załącznikami.

Zarządzanie projektem wspierane jest raportowaniem w czasie rzeczywistym. Dane wyświetlane są w postaci tablic i różnego rodzaju interaktywnych wykresów. Dzięki temu członkowie zespołu mogą na bieżąco śledzić rozwój projektu, hierarchię priorytetów i swoją sytuację.

Asana wspiera integracje z ponad setką narzędzi, między innymi:

• Google: Teams, Gmail, Dysk, Kalendarz,…
• Office 365,
• Adobe Creative Cloud,
• Tableau,
• Jira Cloud,
• Slack,
• Outlook,
• Figma,
• Trello.

Koszt używania Asany pojawia się kiedy trzeba wgrywać pliki większe niż 100 MB każdy, zaczynają być niezbędne: konsola administratora, widok osi czasu, niestandardowe pola, zaawansowane wyszukiwanie, kontrola procesu zatwierdzania czy wstawianie kamieni milowych.

Dodatkowe funkcje obejmują śledzenie zatwierdzeń, automatyzację opartą na regułach, indywidualne szablony, formy i pola. Śledzenie zatwierdzeń przyczynia się do usprawnienia przepływu pracy. Dodatkowe pola umożliwiają wprowadzanie dodatkowych informacji np. aktualnego statusu, kosztów lub uproszczonego opisu na użytek inwestorów. Automatyzacja z kolei pomaga redukować liczbę żmudnych, rutynowych operacji które zwykle przeprowadza się ręcznie. Eliminuje przy tym ryzyko przeoczenia czy pomyłki.

Monday – zarządzanie więcej niż projektami

Narzędzie nazywane roboczym systemem operacyjnym – Work OS – starające się scentralizować procesy, zadania, pliki i członków zespołu.

Genezą powstania opartej na chmurze, izraelskiej platformy monday.com, była chęć stworzenia narzędzia do sprawnej i prostej kontroli pracy zespołowej. Obecnie Monday rozbudowano do roli centrum wielu narzędzi, które pozwala w jednym miejscu zarządzać:

• rozwojem oprogramowania,
• projektami, procesami i portfolio różnego rodzaju,
• pracą i współpracą,
• zasobami ludzkimi,
• relacjami z klientami na wzór CRM,
• marketingiem, w tym planowaniem treści.

O zaufaniu do platformy może świadczyć ponad 150.000 użytkowników z planami płatnymi. Wśród nich Adobe, Universal i Zippo.

Start obejmuje procedurę zakładania konta z użyciem maila służbowego. Monday.com prosi o takie dane, jak cel użycia, stanowisko, wielkość zespołu i firmy. Następnie można zdecydować, od jakich priorytetów zacząć pracę na platformie. Dalej następują etapy konfigurowania zadań, grup zadań, powiadomień, zespołów (z przydzielaniem nazw) oraz aplikacji. Można także importować dane z Microsoft Excela albo Arkuszy Google, co wiąże się czasem z dodatkowym dostosowywaniem na platformie.

Integracje obejmują takie narzędzia, jak:

• Microsoft: Teams, Outlook,
• Google: Kalendarz, Gmail,
• Adobe Creative Cloud,
• Zendesk,
• Mailchimp,
• Slack,
• Zoom,
• Github.

Interfejs Monday ma tabelę główną formą pokrewną z arkuszem kalkulacyjnym dla uproszenia zarządzania pracą zespołową i przepływem zadań. Wiersze mogą być podzielone na sekcje lub sprinty z czytelnym, kolorystycznym oznaczeniem postępu. Przy czym na datę, status i przypisanego pracownika przewidziano po jednej kolumnie. Centrum Kolumn pozwala na wybranie dla każdej rodzaju treści: checklista, hiperłącze, lokalizacja, bezpośrednie połączenie na numer telefonu, plik zewnętrzny, zegar, czy możliwość głosowania. Z kolei wiersze można przenosić pomiędzy sekcjami metodą przeciągnij-upuść. Pojedynczo lub kilka na raz.

W darmowym programie można liczyć m.in. na 2 miejsca, dziennik aktywności, nielimitowaną możliwość załączania dokumentów oraz dostęp do aplikacji mobilnych.

Koszty pojawiają się kiedy potrzeba:

• optymalizacji współpracy, raportowania, analiz, administracji i bezpieczeństwa,
• korzystania z diagramu Gantta,
• kompleksowych opcji przydziału uprawnień,
• odrębnego dostępu dla gości,
• automatyzacji pracy,
• dostępu do bezpośredniej pomocy technicznej.

Aby pozostać z Monday.com po rozszerzeniu potrzeb, należy wybrać jeden z planów płatnych w rozliczeniu rocznym. Za minimum 3 miejsca. Opłaty są z góry ustalone. Indywidualna wycena pojawia się w niestandardowych przypadkach, nazwanych zbiorczo „Enterprise”.

Podsumowanie – które narzędzie do zarządzania projektami wybrać?

Powyższe aplikacje można porównywać pod kątem użyteczności, funkcjonalności, bariery poznawczej, skalowalności czy dostępności automatyzacji. Spójrzmy na nie jednak z dwóch stron: jako aplikacje konkurencyjne oraz jako alternatywy, z których każda może stanowić numer 1 dla pewnego profilu użytkownika.

Ranking miejsc według naszych priorytetów:

1. Jira – za kompleksowe podejście do użytkownika i jego projektów. Pozwala na darmowe rozpoczęcie pracy w małym zespole, z integracją wielu dotychczas używanych narzędzi, a następnie na dynamiczny rozwój z przechodzeniem do kolejnych planów i kontrolą struktur nawet kilkudziesięciu tysięcy pracowników. Ponadto, udostępnia produkty do zarządzania innymi obszarami działalności przedsiębiorstwa.Będzie to także numer 1 dla: wszystkich zespołów Agile potrzebujących narzędzia do zarządzania projektami IT, które z tego środowiska się wywodzi.
2. Asana – za możliwość szybkiego startu dla użytkowników o różnych potrzebach. Asana już na samym początku oferuje widok tablicy, listy i kalendarza; miejsce na nielimitowaną liczbę projektów, zadań, zespołów, a ponadto nieograniczoną przestrzeń dyskową.Będzie to nr 1 dla użytkowników angażujących do projektów dużą ilość małych zespołów, w których każde zadanie jest przypisane na wyłączność.
3. Trello – za doprowadzenie do perfekcji tablicy Kanban i bogaty plan darmowy, z dużą liczbą (250) automatyzacji dostępnych dla początkującego użytkownika.Będzie to nr 1 dla użytkowników szukających przede wszystkim prostej w obsłudze, przejrzystej tablicy Kanban, wokół której zintegrują cały system narzędzi do zarządzania projektami.
4. Monday – za możliwość połączenia w 1 produkcie zarządzania projektami, zasobami, relacjami z klientami, czy marketingiem.Będzie to nr 1 dla tych, którzy potrzebują przede wszystkim dużego, wszechstronnego narzędzia z potencjałem rozszerzenia do obsługi różnych obszarów działalności organizacji.
5. ClickUp – za nieograniczoną ilość członków zespołu, automatyzacje dostępne od początku oraz wsparcie techniczne 24/7 nawet dla darmowych użytkowników.Będzie to nr 1 dla użytkowników pracujących w dużych zespołach, potrzebujących szerokich opcji konfiguracji żeby dostosować narzędzie do swojej branży czy nawyków w zarządzaniu projektami.

Niezależnie od tego rankingu, warto zajrzeć na stronę każdego produktu i za darmo przetestować jego możliwości na projektach pasujących do danej branży i poziomu doświadczenia. Osobiste wrażenia najczęściej ostatecznie wskazują, które narzędzie najlepiej zoptymalizuje zarządzanie projektami i nie spowoduje ryzyka migracji projektu w trakcie jego trwania.