Narzędzia do PM na całym świecie podnoszą jakość usług i konkurencyjność firm na rynku. Przyczyniają się do większej efektywności i przewidywalności pracy zespołowej, dostarczania lepszych produktów oraz szybkiego i skutecznego eliminowania wszelkich problemów na drodze do celów.
Być może właśnie zmieniasz podejście do biznesu na zarządzanie przez projekty, zaczynasz przyjmować zlecenia wymagające bardziej zaawansowanej organizacji lub masz dość ograniczeń dotychczasowych narzędzi i szukasz alternatywnych rozwiązań, które z dobrym skutkiem wdrożyły inne firmy.
Jakikolwiek jest Twój powód przeglądania konkurencyjnych aplikacji do zarządzania projektami, zobacz nasz subiektywny przegląd i ranking, w którym dużą wagę odgrywa user experience początkującego użytkownika. Ograniczyliśmy listę do 5 najbardziej solidnych propozycji, żeby skrócić poszukiwania i ułatwić podjęcie decyzji.
Oprogramowanie dostarczane przez australijską firmę Atlassian. Cenione szczególnie przez użytkowników lubiących organizację pracy na tablicach Kanban, którzy chcą stworzyć solidną, wydajną bazę do zarządzania projektami nawet w planie darmowym, dzięki:
Koncentrowanie UX tylko na widoku przejrzystej tablicy wprowadziło Trello do czołówki najchętniej wybieranych narzędzi do zarządzania projektami. W kategorii Kanban wygrywa szybkością działania, prostotą obsługi oraz elastycznością – dzięki nieograniczonej ilości kolumn i wielu rodzajom treści, które można dodawać do zadań.
Managerowie projektów doceniają Trello m.in. za szybkość rozdzielania zadań, przejrzystość statusów, czytelność interfejsu oraz możliwość integracji w jeden spójny system z takimi narzędziami, jak Gmail, Google Docs, InVision, czy Salesforce. Dzięki połączeniu prostoty i skalowalności Trello znajduje zastosowanie w zarządzaniu projektami różnych rozmiarów.
Interfejs tablicy zawiera karty z zadaniami, które można przydzielać członkom zespołu za pomocą przeciągania i pod każdym dyskutować. Trello stawia tablicę na pierwszym miejscu, dlatego zajmuje ona 80% ekranu. Przewijanie w pionie opiera się na kółku myszy, natomiast ruch poziomy – na klasycznym dolnym suwaku. Aplikacja pozwala szybko dodawać do projektów nowe zadania i listy, wpisując tylko nazwę.
Automatyzacje wprowadza się poprzez aplikację Butler, dostępną z poziomu tablicy. Zautomatyzować w Trello można nie tylko akcje wewnętrzne, ale także działanie zintegrowanych aplikacji zewnętrznych. Ponadto Trello uczy się nawyków użytkownika i proponuje automatyzacje z własnej inicjatywy.
Aplikacje mobilne na iOS i Androida wykorzystują ten sam widok tablicy Kanban. Pomimo dodatkowego wyskalowania i uproszczenia interfejsu, obsługa na dużo mniejszym ekranie wymaga częstego przesuwania.
Koszty Trello pojawiają się, kiedy potrzeba:
W programie „Enterprise” dodatkowo można liczyć na zaawansowane opcje administracyjne i z zakresu bezpieczeństwa.
Aplikacja dla dużych zespołów, łącząca zarządzanie projektami z organizacją i automatyzacją pracy zespołowej.
Obsługa następuje podstawowo z poziomu chmury przez przeglądarkę. Można też korzystać z oprogramowania na komputery i urządzenia mobilne (Android, Apple).
Dostęp oferowany jest w 3 planach: darmowym, testowym trialu oraz premium dla zespołów. ClickUp już w planie darmowym:
Start w ClickUpie następuje w trybie maksymalnie przyspieszonym. Na wstępie wybiera się ustawienie interfejsu dopasowane w zakresie funkcji do wielkości projektów – proste, średnie lub zaawansowane. Następnie wprowadza się projekt w postaci zadań, a te przydziela do członków zespołu.
Na uwagę zasługuje bogaty i ciągle rozwijany katalog opcji i widżetów, z których można złożyć konfigurację odpowiadającą potrzebom charakterystycznym dla projektów konkretnej branży oraz dopasowaną do praktyk organizacji w zakresie zarządzania projektami. Można m.in. ustawiać kamienie milowe, przedział czasowy na wykonania zadania; dodawać zależności pomiędzy nimi oraz wprowadzać własne dodatkowe pola.
Interfejs jest przejrzysty oraz intuicyjny. Poziomy pasek zakładek prowadzi do poszczególnych narzędzi, a kontrola projektu bazuje na systemie zadań, podzadań, przydzielania statusów i dodawania komentarzy w dwóch poziomach. Komplikacje i problemy w zadaniach także rozpracowuje się w formie podzadań.
Automatyzacje stanowią ważną część korzystania z ClickUpa. Można aplikacji nakazać automatycznie reagować na utworzenie zadania, nadejście konkretnej daty lub zmianę:
Reakcje mogą polegać na automatycznej zmianie pozostałych parametrów w reakcji na ręczną zmianę jednego. Jeśli na przykład zmieni się priorytet, ClickUp może automatycznie przenieść zadanie na nową listę, zmienić osoby przypisane, edytować tagi i wiele innych. Analogicznie jeśli ktoś przeniesie zadanie na nową listę, aplikacja może zmienić jego status lub nawet je zarchiwizować. Istnieje także możliwość dodawania własnych implikacji za pomocą prostego okna „Jeśli -> To”.
Koszt ClickUpa pojawia się i wzrasta kiedy w zarządzaniu projektami trzeba zacząć korzystać z kalendarza, precyzyjniej rozdzielić uprawnienia albo zdjąć limity z ilości projektów, diagramu Gantta czy ilości dostępnego miejsca (płatne kiedy przestaje wystarczać 100MB). Wraz z poziomem planu wzrasta również limit automatyzacji miesięcznych. W programie darmowym jest ich 100, wyżej można dostać przydział od 1000 do 100.000. Można zgodzić się na stawki z góry ustalone, ale właściciele ClickUpa zapraszają także do negocjacji. Aby pójść tą drogą, należy w specjalnym formularzu oprócz danych osobowych i kontaktowych podać kraj, liczbę członków zespołu, wielkość organizacji i własną propozycję wysokości opłaty.
Bitrix24 to serwis dostarczany przez Bitrix24, Ltd. z siedzibą na Cyprze, który wyróżnia się na tle innych systemów do zarządzania firmą dzięki liczbie oferowanych narzędzi, których jest aż ponad 35! Główną zaletą tej platformy jest darmowy plan z podstawowym pakietem funkcji i nieograniczoną liczbą użytkowników, który zawiera:
Średnie firmy i przedsiębiorstwa mogą rozważyć bardziej zaawansowane plany komercyjne z większą funkcjonalnością.
System CRM Bitrix24 oferuje wiele przydatnych narzędzi do obsługi klienta i sprzedaży. Narzędzia do współpracy i zarządzania zadaniami pozwalają członkom zespołu pracować zdalnie, dodatkowo można korzystać z Bitrix24 za pomocą aplikacji mobilnej.
Interfejs Bitrix24 oferuje wiele narzędzi do kontroli wewnętrznych procesów firmy. Wygląda on jak firmowa sieć społecznościowa z zestawem różnych funkcji do zarządzania firmą, które można dostosować do własnych potrzeb.
Kolejne oprogramowanie dostarczane przez australijską firmę Atlassian. Rozwijane od roku 2002, początkowo w odpowiedzi na potrzeby skutecznego zarządzania problemami w rozwoju projektów IT. Z biegiem czasu stało się przydatne dla specjalistów spoza tego obszaru. Następnie ewoluowało w bardziej wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami oraz pracą zespołów, doceniane za opcje automatyzacji i rozbudowany marketplace. Obecnie nadal znajduje się w czołówce narzędzi wybieranych do zarządzania rozwojem oprogramowania – korzystają z niego setki tysięcy organizacji na całym świecie. Szczególnie duże uznanie zdobywa wśród zespołów Agile.
Dostęp do Jiry odbywa się przede wszystkim z poziomu chmury – korzystając ze wszystkich zalet technicznej stabilności, bezpieczeństwa danych i optymalizacji kosztów oprogramowania w modelu SaaS. Wsparciem dla szybkości zarządzania i reakcji są aplikacje mobilne na iOS i Androida. Z kolei organizacje, które mają wymagania przekraczające możliwości wersji chmurowych, mogą poprosić o wersję do instalacji lokalnie, razem z data center zarządzanym samodzielnie.
Wdrożenie Jiry w zarządzanie projektami odbywa się drogą skalowania. Z początku użytkownik wybiera szablon – Scrum, Kanban, dedykowany zarządzaniu problemami, błędami, czy też do prowadzenia zespołu developerskiego. Z tego etapu Jira ewoluuje razem z projektem. Skalowania i adaptacji do potrzeb można dokonywać dzięki Marketplace Atlassian, w którym znajduje się bogaty katalog rozwiązań. Specjalna zakładka pozwala znaleźć aplikacje do integracji Jiry z narzędziami takimi, jak Salesforce, Microsoft 365, GitHub, Google Drive, Amazon Web Services czy InVision.
Pełna ścieżka rozwoju pracy na Jira może prowadzić od wersji darmowej, w której może pracować do 10 członków zespołu, poprzez wersję dla większych zespołów, rozwiązania skalowalne, aż po oprogramowanie, za pomocą którego można prowadzić struktury złożone z nawet 35.000 pracowników. W ten sposób Jira staje się narzędziem do zarządzania projektami rosnącym dynamicznie razem z firmą.
Jira to dziś rodzina produktów adresowanych do konkretnych grup użytkowników lub zakresów zadań. Na przykład:
Koszty używania oprogramowania Jira pojawiają się, kiedy przestaje wystarczać 2GB pamięci, zespół przekroczy 10 osób, a do tego pojawiają się nowe potrzeby, jak wsparcie techniczne, przydział uprawnień, archiwizacja projektów, czy gwarancja dostępności na poziomie 99,9%.
Manager pracy i współpracy zorientowany na sprawną kontrolę zadań i przepływ informacji pomiędzy pracownikami dzięki sprawnemu przydzielaniu i egzekwowaniu odpowiedzialności. Używają go Deloitte, The New York Times, Spotify, NASA oraz ponad 100 tys. innych firm z całego świata.
Dostęp do Asany udzielany jest głównie z poziomu chmury, ale można pobrać natywną aplikację na PC i Mac. Osoby zaangażowane w projekt pracują na wirtualnych pulpitach, które można przełączać w tryb widoku tablicy, listy i kalendarza. Darmowa wersja umożliwia pracę 15 osobom w każdym z nielimitowanej ilości zespołów, na nielimitowanej liczbie zadań i projektów a także w ramach nielimitowanej przestrzeni dyskowej (ograniczona do 100 MB jest tylko wielkość każdego pliku). W darmowym planie dostępne są także aplikacje mobilne oraz wszelkie potrzebne integracje.
Organizacja pracy opiera się o tworzenie zadań w ramach projektu, przydzielanie każdego do 1 pracownika i wprowadzanie terminów. Zadania mogą być przedstawione w odniesieniu do kamieni milowych i celów końcowych, żeby każdy wiedział, jak jego aktualne działania wpływają na szerszy kontekst projektu. Można je ze sobą wiązać zależnościami i nadawać priorytety. W miarę postępu prac zespół może wewnętrznie wymieniać się wiadomościami i załącznikami.
Zarządzanie projektem wspierane jest raportowaniem w czasie rzeczywistym. Dane wyświetlane są w postaci tablic i różnego rodzaju interaktywnych wykresów. Dzięki temu członkowie zespołu mogą na bieżąco śledzić rozwój projektu, hierarchię priorytetów i swoją sytuację.
Asana wspiera integracje z ponad setką narzędzi, między innymi:
Koszt używania Asany pojawia się kiedy trzeba wgrywać pliki większe niż 100 MB każdy, zaczynają być niezbędne: konsola administratora, widok osi czasu, niestandardowe pola, zaawansowane wyszukiwanie, kontrola procesu zatwierdzania czy wstawianie kamieni milowych.
Dodatkowe funkcje obejmują śledzenie zatwierdzeń, automatyzację opartą na regułach, indywidualne szablony, formy i pola. Śledzenie zatwierdzeń przyczynia się do usprawnienia przepływu pracy. Dodatkowe pola umożliwiają wprowadzanie dodatkowych informacji np. aktualnego statusu, kosztów lub uproszczonego opisu na użytek inwestorów. Automatyzacja z kolei pomaga redukować liczbę żmudnych, rutynowych operacji które zwykle przeprowadza się ręcznie. Eliminuje przy tym ryzyko przeoczenia czy pomyłki.
Narzędzie nazywane roboczym systemem operacyjnym – Work OS – starające się scentralizować procesy, zadania, pliki i członków zespołu.
Genezą powstania opartej na chmurze, izraelskiej platformy monday.com, była chęć stworzenia narzędzia do sprawnej i prostej kontroli pracy zespołowej. Obecnie Monday rozbudowano do roli centrum wielu narzędzi, które pozwala w jednym miejscu zarządzać:
O zaufaniu do platformy może świadczyć ponad 150.000 użytkowników z planami płatnymi. Wśród nich Adobe, Universal i Zippo.
Start obejmuje procedurę zakładania konta z użyciem maila służbowego. Monday.com prosi o takie dane, jak cel użycia, stanowisko, wielkość zespołu i firmy. Następnie można zdecydować, od jakich priorytetów zacząć pracę na platformie. Dalej następują etapy konfigurowania zadań, grup zadań, powiadomień, zespołów (z przydzielaniem nazw) oraz aplikacji. Można także importować dane z Microsoft Excela albo Arkuszy Google, co wiąże się czasem z dodatkowym dostosowywaniem na platformie.
Integracje obejmują takie narzędzia, jak:
Interfejs Monday ma tabelę główną formą pokrewną z arkuszem kalkulacyjnym dla uproszenia zarządzania pracą zespołową i przepływem zadań. Wiersze mogą być podzielone na sekcje lub sprinty z czytelnym, kolorystycznym oznaczeniem postępu. Przy czym na datę, status i przypisanego pracownika przewidziano po jednej kolumnie. Centrum Kolumn pozwala na wybranie dla każdej rodzaju treści: checklista, hiperłącze, lokalizacja, bezpośrednie połączenie na numer telefonu, plik zewnętrzny, zegar, czy możliwość głosowania. Z kolei wiersze można przenosić pomiędzy sekcjami metodą przeciągnij-upuść. Pojedynczo lub kilka na raz.
W darmowym programie można liczyć m.in. na 2 miejsca, dziennik aktywności, nielimitowaną możliwość załączania dokumentów oraz dostęp do aplikacji mobilnych.
Koszty pojawiają się kiedy potrzeba:
Aby pozostać z Monday.com po rozszerzeniu potrzeb, należy wybrać jeden z planów płatnych w rozliczeniu rocznym. Za minimum 3 miejsca. Opłaty są z góry ustalone. Indywidualna wycena pojawia się w niestandardowych przypadkach, nazwanych zbiorczo „Enterprise”.
Powyższe aplikacje można porównywać pod kątem użyteczności, funkcjonalności, bariery poznawczej, skalowalności czy dostępności automatyzacji. Spójrzmy na nie jednak z dwóch stron: jako aplikacje konkurencyjne oraz jako alternatywy, z których każda może stanowić numer 1 dla pewnego profilu użytkownika.
Ranking miejsc według naszych priorytetów:
Niezależnie od tego rankingu, warto zajrzeć na stronę każdego produktu i za darmo przetestować jego możliwości na projektach pasujących do danej branży i poziomu doświadczenia. Osobiste wrażenia najczęściej ostatecznie wskazują, które narzędzie najlepiej zoptymalizuje zarządzanie projektami i nie spowoduje ryzyka migracji projektu w trakcie jego trwania.
